Powstanie wspólnoty mieszkaniowej wiąże się z sytuacją, gdy kilku właścicieli mieszkań w danym budynku postanawia wspólnie zarządzać częścią wspólną nieruchomości. Zawiązanie wspólnoty może odbywać się na różnych etapach życia budynku – może być to moment, gdy budynek jest już w pełni zasiedlony, lub też sytuacja, w której dopiero nowi właściciele postanawiają podjąć kroki w celu zorganizowania wspólnoty. W Polsce, zgodnie z przepisami prawa cywilnego, wspólnota mieszkaniowa powstaje z chwilą, gdy do wspólnego zarządzania nieruchomością przystępuje co najmniej dwóch właścicieli lokali. Kluczowym dokumentem potwierdzającym powstanie wspólnoty jest uchwała, która powinna zostać podjęta na zebraniu właścicieli.
Założenie wspólnoty mieszkaniowej to także formalności związane z powołaniem zarządu, który będzie odpowiedzialny za bieżące zarządzanie nieruchomościami. W przypadku małej wspólnoty zarząd może składać się z jednego członka, który pełni rolę administratora nieruchomości. W większych wspólnotach konieczne jest powołanie kilku osób do zarządu, które będą odpowiedzialne za różne aspekty zarządzania. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej, niezależnie od jej wielkości, ma zadanie reprezentowania wspólnoty wobec osób trzecich, organizowania zebrań właścicieli oraz zajmowania się sprawami administracyjnymi i finansowymi. Ważnym aspektem działalności zarządu jest także dbałość o komunikację z właścicielami lokali, którzy powinni być informowani na bieżąco o decyzjach podejmowanych przez wspólnotę oraz jej planach na przyszłość. Obowiązki wspólnoty mieszkaniowej obejmują szeroki zakres działań. Wspólnota musi dbać o bieżące utrzymanie budynku, zarządzać funduszem remontowym, organizować przetargi na usługi związane z konserwacją budynku oraz rozwiązywać sprawy sporne między właścicielami. Ważnym obowiązkiem wspólnoty jest również zapewnienie odpowiednich warunków do życia dla wszystkich lokatorów oraz dbanie o przestrzeń wspólną, aby była ona bezpieczna i estetyczna. Właściciele mieszkań mają obowiązek płacenia składek na rzecz wspólnoty, które są wykorzystywane do pokrywania kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości, takich jak opłaty za media, sprzątanie, ogrzewanie, a także na ewentualne remonty. Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową wiąże się z odpowiedzialnością za podejmowanie decyzji, które będą korzystne dla wszystkich jej członków. Wspólnota mieszkaniowa, zwłaszcza mała, jest bardziej elastyczna w podejmowaniu decyzji, jednak nadal konieczne jest przestrzeganie procedur oraz współpraca między właścicielami. Jednym z ważniejszych aspektów powołania wspólnoty mieszkaniowej jest wyznaczenie zarządu, który będzie odpowiedzialny za codzienne zarządzanie nieruchomością. W małych wspólnotach może to być zarząd jednoosobowy, ale w większych wspólnotach konieczne jest powołanie kilkuosobowego zarządu, który będzie pełnił rolę koordynatora działań.
Wspólnota mieszkaniowa ma również obowiązek przechowywania odpowiednich dokumentów, które są niezbędne do prowadzenia działalności. Dokumenty wspólnoty mieszkaniowej obejmują wszelkie uchwały, protokoły z zebrań, korespondencję, faktury oraz umowy, które dotyczą zarządzania nieruchomościami. Dokumentacja ta jest przechowywana przez zarząd wspólnoty i powinna być dostępna dla wszystkich właścicieli lokali. W przypadku jakichkolwiek sporów czy niejasności, właściciele mają prawo do wglądu w dokumenty wspólnoty i mogą zgłaszać swoje uwagi oraz propozycje zmian. uchwały wspólnoty mieszkaniowej
zachodniopomorskie